Pour créer une association, il est indispensable de composer un bureau directeur correspondant à l’organe exécutif permettant de prendre les décisions essentielles au bon fonctionnement de l’entité associative. Pour cela, un minimum de 3 personnes doivent être érigées en tant que membre du bureau c’est-à-dire qu’il convient de nommer le Président, le Trésorier et le Secrétaire. Ensuite un certain nombre de formalités sont à accomplir afin d’exister et être reconnu surtout.
L’organe classique d’un bureau associatif
Le bureau veille à la mise en œuvre des délibérations du conseil d’administration et de l’assemblée générale. Chaque membre du bureau dispose de pouvoirs propres.
- Le président : Ses pouvoirs sont clairement définis par les statuts. D’où l’importance de porter une attention particulière à leur élaboration. D’une façon générale, il est habilité à représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. Concrètement, il est amené à accepter les contrats au nom de l’association. Pour autant, il ne peut il peut décider seul d’un engagement réciproque. Pour les actes les plus importants, il doit être préalablement habilité à agir conformément aux souhaits du conseil d’administration, ou celui de l’assemblée générale.
Par ailleurs, Il ordonnance les dépenses. Les statuts peuvent également l’autoriser à ouvrir et à faire fonctionner les comptes de l’association. C’est à lui, également, qu’il appartient de veiller au respect des prescriptions légales. Ainsi, il est considéré comme l’employeur des salariés de l’association vis-à-vis des organismes de sécurité sociale. A cet effet, le partenariat avec le Trésorier est fondamental.
- Le trésorier : Comme évoqué ci-dessus, il travaille en étroite collaboration avec le Président pour la Gestion de l’association. Pour se faire, il va manipuler la tenue des comptes bancaires, effectuer tout paiements utile. Il est le responsable de la tenue des comptes de l’association. Idéalement, il tient une gestion claire et établie, rapide et efficace à l’aide d’un expert comptable en ligne afin de rendre compte de son activité de manière irréprochable devant l’assemblée générale
Le secrétaire : Sa principale mission va correspondre à al tenue des Procès Verbaux des assemblées et des conseils d’administration. Sa signature permettra de certifier conforme la réalité des faits et des écrits. D’autre part, il a en charge la tenue des différents registres de l’association qui sont de ce fait des documents opposables jusqu’à preuve du contraire.
Les formalités substantielles à l’existence de l’association
En vertu de la loi du 1er juillet 1901, l’association est constitué selon une « convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d’une façon permanente leurs connaissances ou leur activité, dans un but autre que de partager des bénéfices”.
Si l’association est constituée librement sans contrôle préalable, il existe toutefois un contrôle interne reposant sur la convention parfaitement claire et définie avec des statuts qui devront être déposée à la préfecture et publiés au Journal officiel. Par la suite, la mise en place du contrôle interne s’appuiera sur l’ensemble des politiques et procédures mises en application par les dirigeants afin de vérifier que la gestion est rigoureuse et efficace. La performance et la viabilité du projet vont se mesurer grâce à la réalisation du projet associatif ou des missions d’intérêt général qui lui seront attribuées. C’est en cela que les orientations stratégiques et politiques définies dans le projet associatif seront scrupuleusement respectées afin que les actifs soient sauvegardés, les fraudes évitées et les erreurs d’engagement ou de règlement des dépenses épargnées.
